Travail à distance, comment gérer une équipe virtuelle ?

En optant pour le travail à distance, vos employés ressentiront plus de pression pour atteindre leurs objectifs et, …

Le travail à distance nous offre, en 2018, la possibilité de diriger un travail d’équipes dont les membres se trouvent à différents endroits, que ce soit à niveau national et/ou international. Une des tâches principales du manager de l’équipe est que cette dernière remplisse un même objectif indépendamment du lieu de l’opération.

Ce modèle peut sembler plus complexe que le management traditionnel. Cependant de nombreux outils qui facilitent le travail à distance ont vu le jour grâce aux nouvelles technologies.

C’est un fait, un leader du 21ème siècle se doit de savoir diriger une équipe virtuelle. La raison en est simple : dans un processus d’expansion ou d’internalisation, ce modèle de gestion se révèle indispensable pour pouvoir faire face à la concurrence. Opérer dans différents pays nécessite une flexibilité et une mobilité que seul le travail à distance permet.

Travail à distance, comment gérer une équipe virtuelle ?

Il y a quelques années, bien que ce besoin était présent, les outils pour la bonne mise en marche de ce mode de gestion n’étaient pas présents sur le marché. Aujourd’hui, grâce à la connexion continue des individus à internet, les outils se sont diversifiés pour proposer des solutions adaptées à tous les profils : Call center sur le cloud, standard téléphonique virtuel, logiciel de gestion en ligne, messageries instantanées, outils de gestion de projets, …

Virtuel vs Traditionnel

Bien que certains managers n’aient pas encore totalement confiance en leurs employés lorsqu’il ne les voient pas physiquement, les statistiques démontrent que les individus qui travaillent virtuellement sont bien plus productifs et la raison est simple. Lorsque vous travaillez à distance ou virtuellement, le seul moyen de mesurer votre implication sont les résultats concrets. Autrement dit, la mesure ne se fait plus comme avec le management traditionnel pour lequel étaient pris en compte les résultats finaux et l’implication : arrivée à l’heure, amabilité, désir d’apprendre…

En travail à distance, l’unique mesure de la productivité d’un employé seront les résultats concrets. Par conséquent, peu importe que la personne se lève tôt ou tard, la perception de la qualité de son travail ne se verra pas influencée par des apparences qui sont parfois trompeuses (image du classique “lèche bottes” qui n’apporte rien à l’organisation…).

En optant pour le travail à distance, vos employés ressentiront plus de pression pour atteindre leurs objectifs. Tant que ces objectifs sont atteints, ils auront la liberté de s’organiser comme bon leur semble.

Voir aussi :

Avoir de l’ambition | Le goût de la réussite

Comment mettre en place un système de management performant avec des équipes virtuelles ?

Avant toute chose, il est primordial de bien diagnostiquer si votre entreprise nécessite réellement un système de gestion virtuelle. Toutes les entreprises ne sont pas forcément compatibles avec un travail à distance (comme par exemple, un salon de coiffure).

Les domaines les plus communs et aptes pour une virtualisation des postes opèrent généralement dans différents endroits et disposent de leaders avec un haut niveau de maturité et d’adaptabilité.

Etape de la mise en place :

Analyse de l’entreprise. Est-elle éligible à un système de travail à distance ? Les responsables disposent-ils de la maturité et des qualités nécessaires ? …
Définition des coûts, des impacts, des rôles et responsabilités de chacun, des objectifs et résultats à atteindre : autrement dit, établir la répartition des tâches et objectifs de chacun des acteurs
Mettre en place les processus de gestion et une organisation régulière pour l’analyse des résultats. Un environnement virtuel nécessite un cadre bien défini qui requiert de la discipline pour un bon fonctionnement :
1. Des objectifs à court et long terme. La fixation des objectifs doit se faire en commun. Organisez une réunion, virtuelle si nécessaire (vidéoconférence, …) pour établir avec l’équipe au complet des objectifs clairs. Elle servira à définir les métriques pour l’analyse des résultats et à répondre aux éventuelles interrogations de toute l’équipe.
2. Mettre en place une organisation claire. Déterminer quand auront lieu toutes les réunions afin d’analyser l’activité de chacun et l’avancée du processus.
3. Établir, enfin, des plans de développement de chaque membre de l’équipe virtuelle.

La virtualité est une dimension présente dans toutes les entreprises et chaque organisation devrait y prêter attention.